De wereldwijde pandemie heeft de manier waarop we evenementen organiseren drastisch veranderd. Terwijl traditionele evenementen werden geannuleerd of uitgesteld, zochten organisatoren naar alternatieve manieren om hun evenementen online te organiseren. Maar nu de wereld geleidelijk aan weer opengaat, is er een nieuwe trend ontstaan: hybride evenementen. Een hybride evenement combineert de voordelen van een online evenement met die van een fysiek evenement. In deze blog zullen we dieper ingaan op de aanpak van een hybride evenement.
Bepaal je doelstellingen
Bij het plannen van een hybride evenement is het belangrijk om je doelstellingen duidelijk te definiëren. Wil je bijvoorbeeld een breder publiek bereiken dan bij een traditioneel evenement, of wil je de ervaring van deelnemers verbeteren door een combinatie van online en offline interacties? Het bepalen van je doelstellingen zal je helpen bij het bepalen van het type evenement dat je wilt organiseren en bij het bepalen van de juiste mix van online en offline activiteiten.
Zorg voor een goede technologie-infrastructuur
Een goede technische ondersteuning is cruciaal voor een succesvol hybride evenement. Je hebt een stabiele internetverbinding nodig (best met back-ups), evenals de nodige apparatuur en software om online presentaties en interacties mogelijk te maken. Ook moet je nadenken over de manier waarop je de online en offline activiteiten gaat integreren en hoe je de interacties tussen deelnemers online en offline gaat faciliteren.
Bied verschillende deelname-opties aan
Een van de voordelen van een hybride evenement is dat deelnemers kunnen kiezen hoe ze willen deelnemen. Sommigen zullen liever online deelnemen, terwijl anderen de voorkeur geven aan een fysieke aanwezigheid. Zorg ervoor dat je verschillende deelname-opties aanbiedt, zoals online deelname via een livestream of een virtueel evenementenplatform, en fysieke deelname op een specifieke locatie.
Bied interactieve elementen aan
Interactieve elementen zijn essentieel voor een hybride evenement. Deze elementen helpen bij het creëren van betrokkenheid en kunnen de deelnemerservaring verbeteren. Denk aan live Q&A's, polls, social walls, virtuele netwerk- en discussieruimtes en andere interactieve activiteiten. Zorg er ook voor dat deze interactieve elementen zowel online als offline beschikbaar zijn.
Zorg voor goede communicatie en promotie
Een hybride evenement vereist goede communicatie en promotie om zowel online als offline deelnemers aan te trekken. Zorg ervoor dat je duidelijke communicatiekanalen hebt voor beide groepen deelnemers en dat je alle informatie en updates over het evenement tijdig deelt. Maak gebruik van sociale media, e-mailmarketing en andere kanalen om het evenement te promoten en deelnemers te bereiken.
Haal voordeel op langere termijn
Door je event ook hybride aan te beiden ben je al een heel eind op weg op een complete opname te laten realiseren. Zorg ervoor dat deze meteen na het event online kan herbekeken worden met alle interactieve elementen en take-aways inbegrepen, en je zal over ene langere periode nog meer mensen kunnen betrekken bij jouw event.
Wil je meer weten over de aanpak, technische mogelijkheden en interactieve tools die beschikbaar zijn bij De Firma? Geef een seintje en we praten er graag over.